Trabajo para el profesor: Rafael Reyes.
De: Delfa Maria Tapia Almonte. 12/11/2012.
De: Delfa Maria Tapia Almonte. 12/11/2012.
Contabilidad 1 y 11.
Introducción
Toda empresa requiere de un sistema contable para conocer el
desempeño y las posesiones financieras de esta; además de un control interno que
proporcione una seguridad razonable a la autorización, al registro, la
conciliación y la valuación. También es necesaria una lista de verificación que
resuma las características de este control interno.
Pero no debemos olvidar la adecuada separación de las
obligaciones, un personal confiable y procedimientos apropiados. Por supuesto
la conciliación Bancaria que nos mostrara el saldo de efectivo mostrado por el
cuentahabiente y el mostrado por el banco.En el trabajo a continuación presentado la gran importancia de los diferentes controles integrado al control interno administrativo y
contable.
DESARROLLO
Control: Comprobación, inspección, fiscalización, intervención , Dominio, Mando.Oficina, despacho, dependencia,y otros, donde se controla.
Puesto De Control: Regulación, manual o automática, sobre un sistema.
El control ha sido definido en dos grandes perspectivas, una donde el control se concibe como la verificación a posteriori de los resultados conseguidos en el seguimiento de los objetivos planteados y el control de gastos invertido en el proceso realizado por los niveles directivos donde la estandarización en términos cuantitativos, forma parte central de la acción de control.
DESARROLLO
Control: Comprobación, inspección, fiscalización, intervención , Dominio, Mando.Oficina, despacho, dependencia,y otros, donde se controla.
Puesto De Control: Regulación, manual o automática, sobre un sistema.
El control ha sido definido en dos grandes perspectivas, una donde el control se concibe como la verificación a posteriori de los resultados conseguidos en el seguimiento de los objetivos planteados y el control de gastos invertido en el proceso realizado por los niveles directivos donde la estandarización en términos cuantitativos, forma parte central de la acción de control.
Otra donde el control es concebido como una actividad no sólo a nivel directivo, sino de todos los niveles y miembros de la entidad, orientando a la organización hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo mecanismos de medición cualitativos y cuantitativos. Este enfoque hace énfasis en los factores sociales y culturales presentes en el contexto institucional ya que parte del principio que es el propio comportamiento individual quien define en última instancia la eficacia de los métodos de control elegidos en la dinámica de gestión.
Todo esto nos lleva a entender que el control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a través de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el éxito organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente técnico de seguimiento, sino también como un proceso informal donde se evalúan factores culturales, organizativos, humanos y grupales.
El control interno es la metodología general de acuerdo con
la cual se lleva al cabo la administración, dentro de una organización dada. Es
un factor básico que opera en una o en otra forma en la administración de
cualquiera organización mercantil o de otra índole. Aun cuando el control
interno algunas veces se identifica con el propio organismo administrativo,
frecuentemente se caracteriza como el sistema motor que activa las políticas de
operación en su conjunto y las conserva dentro de campos de acción factibles.
Un sistema particular de control interno es usualmente un único detalle.
En general se dice que existe un control interno bien
diseñado y cuidadosamente aplicado cuando una organización opera sin tropiezos,
en las economías y de conformidad con los objetivos fijados por las políticas
superiores.
Un elemento importante para mantener el control interno lo
proporciona el trabajo del auditor interno.
Esto último le otorga al auditor interno una categoría
profesional de “casi independiente “y tiende a desarrollar y mantener su
capacidad de observador e informador imparcial, en quien puede confiar la
gerencia para obtener informes sobre el funcionamiento del control interno.
El control interno, sin embargo, no termina con la prueba de
la conformidad con respecto a las políticas y normas de operación, sino que se
extiende a las operaciones practicas que tienen que ver con las decisiones o
acciones de los individuos y de grupos que, en forma intencional o de otra
manera, caen dentro de la capacidad discrecional del individuo y no se rigen
precisamente por reglas o convenciones y estos son los elementos principales
que contribuyen al control interno.
En su sentido más amplio el control interno se refiere tanto
al control administrativo como al control contable
.
v Comprobar o verificar;
.
v Comprobar o verificar;
v
Regular;
v
Comparar con un patrón;
v
Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar);
v
Frenar o impedir.
Partiendo de estas connotaciones debe
entenderse el control como:
Una función administrativa, ya que conforma
parte del proceso de administración, que permite verificar, constatar, palpar,
medir, si la actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado está
cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se esperan.
Relación con lo planteado: Siempre existe para verificar
el logro de los objetivos que se establecen en la planeación.
Medición: Para controlar es imprescindible medir y
cuantificar los resultados.
Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes
al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y
la planeación.
Establecer medidas correctivas: El objeto del control es
prever y corregir los errores.
Corrección de fallas y errores: El control debe detectar
e indicar errores de planeación, organización o dirección.
EL CONTROL INTERNO EN EL MARCO DE LA EMPRESA:
Cuanto mayor y mas compleja sea una empresa,
mayor será la importancia de un adecuado sistema de control interno, entonces
una empresa unipersonal no necesita de un sistema de control complejo.En cambio cuando tenemos empresas que tienen mas de un dueño , muchos
empleados, y muchas tareas delegadas . Por que los dueños pierden control
y es necesario un mecanismo de control interno. Este sistema deberá ser
sofisticado y complejo según se requiera. Pero si así fuese su presencia no
asegura que se eviten los fraudes, en función
de la complejidad de la
organización.
LIMITACIONES DE UN SISTEMA DE CONTROL
INTERNO
Ningún sistema de control interno puede
garantizar el cumplimiento de sus objetivos
ampliamente, de acuerdo a esto, el control interno brinda una seguridad razonable
en función de:Costo beneficio
El control no puede superar el valor de
lo que se quiere controlar.
La autorización: las transacciones se ejecutan de acuerdo a
las intenciones generales o específicas de la administración.
El registro: todas las transacciones autorizadas se
registran en las cantidades, periodos y cuentas. No se registran transacciones
ficticias.
La salvaguarda: los registros se comparan contra otros
registros y cuentas físicas llevados de manera independiente. Tales
comparaciones ayudan a asegurar que se obtenga otros objetivos de control.
La valuación: las cantidades registradas se revisan en forma
periódica para el menoscabo de los valores y las rebajas necesarias.
El clásico ejemplo de control interno lo representa:El efectivo que es casi siempre el activo más llamativo para los
ladrones y malversadores potenciales. Por consiguiente, los controles internos
para el efectivo son mucho más rigurosos
El control del efectivo requiere de procedimientos para
manejar tanto los cheques como la moneda. Para el control de cheques, muchas
organizaciones utilizan protectores de cheques que perforan o de otra manera
imprimen una cantidad inalterable al frente del cheque. Los cheques por grandes
cantidades de dinero por lo común requieren dos firmas.
La moneda es probablemente la forma de efectivo más
atractiva. Los negocios que manejan mucho dinero en efectivo, tales como
establecimientos de juegos de azar, restaurantes y bares, estás en particular
pueden ser sujetos al robo y al reporte
falso.
Control interno del efectivo del inventario:
En muchas organizaciones, se tiene un acceso más fácil a los
inventarios que al efectivo. Pro tanto son uno de los blancos favoritos de los
ladrones.
La contracción del inventario es la diferencia entre el
valor del inventario que se obtendría si no hubiera hurtos, clasificaciones
erróneas, roturas o errores en el registro y el valor del inventario que se
obtiene al hacer cuenta física.
Los expertos en el control de la contracción del inventario
por lo general concuerdan en que el mejor factor disuasivo es un empleado
alerta al momento de la venta. Las tiendas minoristas han llegado a extremos
tales como colocar minúsculas etiquetas sensibles en la mercancía; si el
vendedor no las despega o neutraliza, estos transmisores en miniatura activan
una alarma en el momento en que el culpable esta a punto de salir de la tienda.
La imponente magnitud de la contracción del inventario en
establecimientos minoristas demuestra como los objetivos administrativos pueden
variar de una industria a otra.
Lista de Verificación para el control interno.
Todos los buenos sistemas de control interno tienen características
comunes. Estas se pueden resumir en una lista de verificación para el control
interno que se puede utilizar para evaluar cualquier procedimiento, es la lista
que algunas veces se conocen como principios, reglas, conceptos,
características o elementos.
El elemento mas importante para obtener el éxito con el
control es el personal. Los individuos incompetentes o deshonestos pueden
arruinar a un sistema que independientemente de lo bien que se cumpla con los
otros puntos de la lista de verificación. En los procedimientos para contratar,
capacitar, motivar y supervisar a los empleados son esenciales:
La confiabilidad: Esto significa el trazar las acciones a la parte más
baja de la organización como sea factible, de manera que los resultados puedan
relacionarse con individuos.
El impacto psicológico de fijar responsabilidades tiene un
mejor desempeño cuando deben explicar las desviaciones en los procedimientos
requeridos.
Sistema Contable: Es un conjunto de registros, procedimientos
y equipos que rutinariamente trata con los eventos que afectan su desempeño y
posición financieros. El sistema mantiene la contabilidad de los activos y
pasivos de la empresa.
Los administradores deben estar alertas a la importancia de
los sistemas y controles. Los registros contables se llevan por varias razones.
Una razón primordial es para ayudar a los administradores a operar entidades de
manera más eficiente y efectiva. Cualquier persona que constituye una empresa
pronto descubrirá que es absolutamente esencial llevar registros.
Aun las organizaciones más simples deben tener algún tipo de
registros. La prueba de costo -beneficio se cumple fácilmente, a menos que se
tenga una recopilación ordenada de los registros, se tendrá un caos intolerable.
O sea, un sistema contable es una sabia inversión en el negocio. El enfoque del
sistema esta en las transacciones repetitivas voluminosas, que casi siempre
caen dentro de una de las cuatro categorías siguientes:
1-Desembolso de efectivo
2-Entradas de efectivos
3-Adquisición de bienes o servicios, incluyendo la nomina de
los empleados
4-Ventas u otro tipo de entrega de bienes o servicios.
Ningún administrador presente o futuro puede arriesgarse a
no tener una conciencia de los atributos de un sistema de control interno
adecuado.
Separación de obligaciones.
Esta no solo ayuda a asegurar una recopilación de datos
preciso sino que también limita las oportunidades de hacer un fraude que
requeriría del acuerdo de dos o más personas. Este es sumamente importante y se
divide en cuatro partes:
Separación de la responsabilidad operativa de la de llevar
registros. Toda función contable debe divorciarse de los departamentos
operativos.
Separación de la custodias de los activos de contabilidad
Separación de la autorización de transacciones de la
custodia de los activos relativos.
Separación de obligaciones dentro de la función contable.
Un objetivo principal en la separación de las obligaciones
es el de asegurarse de que una persona, actuando por si sola, no puede hacerle
un fraude a la compañía.
Autorización apropiada
La autorización puede ser general o especifica. La
autorización general comúnmente se encuentra por escrito, fija límites a pagar
sobre el precio a recibir, sobre límites de crédito que se otorgan a los
clientes. También puede haber prohibiciones absolutas.
La autorización específica usualmente significa que un
administrador superior debe permitir cualquier desviación particular de los límites
fijados en la autorización general.
Documentos Adecuados:
Los documentos y los registros varían de manera
considerable, desde documentos fuente como facturas de venta y ordenes de compra
hasta diarios y mayores. El objetivo es el registro inmediato, completo y a
prueba de manipulación indebida. Se promueve utilizando el barrido óptico de
datos de códigos de barras, utilizando dispositivos tales como cajas
registradoras y diseñando formas para un registro fácil.
El registro inmediato es particularmente importante en el
manejo de ventas en efectivo. Los dispositivos utilizados incluyen las cajas
registradoras con señales o timbres fuertes y cintas de recopilación.
Sin comprobantes foliados el cajero puede destruir la copia
para la empresa del comprobante y embolsarse el efectivo.
Procedimientos Apropiados:
La mayoría de las organizaciones tienen manuales de
procedimientos que especifican el flujo de documentos y proporcionan la
información e instrucciones que facilitan el registro adecuado.
Las revisiones rutinarias y automáticas son las maneras
principales para obtener los procedimientos apropiados. Así como las
actividades de manufactura tienden a ser más eficientes por división y
especialización de actividades repetitivas, las actividades de registro se
pueden hacer menos costosas y más precisas.
Salvaguardas Físicos.
Obviamente, las perdidas de efectivo, inventarios, y
registros se minimizan con el uso de las cajas de seguridad, cerrojos, guardias
y acceso limitado, algunas compañías requieren que todos los visitantes firmen
un registro y usen un gafete. Los empleados también utilizan gafetes con su
nombre que están codificado para mostrar las instalaciones a las que tienen acceso,
y las puertas a las áreas de investigación o a los cuartos de computadoras
frecuentemente solo se pueden abrir con llaves especiales o utilizando un
código especifico.
Algunas veces, los negocios pequeños son en particular
vulnerables al robo de activos físicos.
Personal Confiable con responsabilidades claras:
El elemento mas importante para obtener el éxito en el
control es el personal, los individuos incompetentes o deshonestos pueden
arruinar a un sistema, independientemente de los bien que se cumpla con los
otros puntos de la lista de verificación. A los individuos se les debe delegar
autoridad, responsabilidad y obligaciones que correspondan con sus capacidades,
intereses, experiencia y confiabilidad.
La confiabilidad comienza en la parte más alta de la organización,
en la administración operativa que debe
vigilar todo el sistema para verificar que este funcionando de la manera
prevista y para detectar los cambios que deban implementarse. Además, la
supervisión y evaluación adecuada de los empleados son esenciales. El sistema
contable mas moderno y dinámico será difícil si no se están siguiendo sus
procedimientos prescritos de manera consciente.
La responsabilidad significa el trazar las acciones a la
parte mas baja de la organización como sea factible, de manera que los resultados
puedan relacionarse con individuos. El impacto psicológico de fijar
responsabilidades tiende a promover el cuidado y la eficiencia. Los empleados
frecuentemente tienen un mejor desempeño cuando deben explicar las desviaciones
en los procedimientos requeridos.
Conclusión.
El control interno es la metodología general de acuerdo con
la cual se lleva al cabo la administración, dentro de una organización. Un
sistema particular de control interno es usualmente un único detalle. El
control interno, sin embargo, no termina con la prueba de la conformidad con
respecto a las políticas y normas de operación, sino que se extiende a las
operaciones prácticas que tienen que ver con las decisiones o acciones de los
individuos y de grupos.
El sistema contable de una empresa es un conjunto de
registros, procedimientos y equipos que rutinariamente trata con los eventos
que afectan su desempeño y posición financieros. El sistema mantiene la
contabilidad de los activos y pasivos de la empresa e impulsa la adhesión a las
políticas prescritas por la dirección
Enrique Fowler Newton en su Tratado de Auditoría definió
control interno como un conjunto de elementos, normas y procedimientos
destinados a lograr, a través de una
efectiva planificación, ejecución y control, el ejercicio eficiente de la gestión
para el logro de los fines de la organización
A esto se debe su importancia y se han analizando las definiciones donde
aparece un objetivo principal que es el logro de los fines de la organización y
que se incorporan al concepto vinculados a la eficiencia de los controles
internos. El proceso de control implica captar
resultados, comparar con lo planeado, detectar y analizar desviaciones.
Debemos recordar algunos aspectos analizados vinculados al
proceso administrativo, previo a los aspectos integradores del control.
Las organizaciones cuentan con recursos materiales e
inmateriales (bienes), con esfuerzo humano (físico e intelectual). La
administración ha combinado esos
elementos de la mejor manera posible para lograr el cumplimiento de los fines
de la organización, en el proceso
administrativo para mejor control interno
Toma de decisiones donde el proceso decisorio incluye: detectar
necesidades, detectar o generar alternativas de acción, evaluar
los posibles efectos de cada una de ellas, seleccionar el curso de acción, la organización seleccionar una alternativa que sea factible de realizar y que tienda al
logro de los objetivos fijados como organización.
Donde al ejecutar la
alternativa elegida, provocará resultados de control, este proceso de control implica, captar resultados,
comparar con lo planeado, detectar y analizar desviaciones
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