CONCILIACIONES BANCARIAS A QUE SE REFIERE ESTO….
Proceso Sistemático de comparación entre los ajustes
contable de una cuenta corriente realizada por el banco y la cuenta de bancos
correspondientes en la contabilidad de una empresa, con una explicación de las
diferencias encontradas
En el mundo empresarial el efectivo es visto como la parte
más importante y delicada en cuanto a la manipulación, uso y preservación del
mismo, es por ello que en la empresa no debe faltar buenas directrices que
garanticen el buen aprovechamiento del activo.
Dicha importancia radica en que el efectivo es el medio por
el cual se logran bienes o servicios, útiles para el objetivo general de una
empresa y que generalmente se maneja por medio de la tenencia del mismo en
cuentas bancarias. En la mayoría de los casos el saldo del estado de cuenta
bancaria al final de cada mes y el saldo que aparece en los libros del
depositante, no coinciden, en estos casos es necesario efectuar una
conciliación mensual con cada uno de los bancos en los cuales se tengan cuentas
corrientes, de esta forma determinan las diferencias existentes y se consigue
el saldo correcto.
La conciliación bancaria:
no es un registro contable, sino una herramienta de control interno del
efectivo.
Procedimiento contable previo para la elaboración de una
conciliación bancaria:
Uno de los mayores problemas que se presentan a la hora de
elaborar una conciliación, es que a veces no se sabe que hacer con los ajustes
hechos el mes anterior, a continuación se presentan algunos pasos o
recomendaciones anteriores al estudio de los libros para proceder con la
conciliación del mes correspondiente.
Normas para la elaboración del documento.
Luego de realizar dichas revisiones se procede a la
inspección de los libros de la empresa conjuntamente con el estado de cuenta
enviado por el banco y así detectar cuales son las discrepancias que existen
entre los dos para poder ajustarlas. Al cotejar y detectar todas las
diferencias que puedan tener dichos registros se debe elaborar el documento que
avale la elaboración de la conciliación, esto respetando algunas normas de
presentación que se demuestran como son:
Encabezado.- el
encabezado debe poseer como requisitos básicos: · Nombre de la empresa o razón
social. · Nombre del documento "Conciliación Bancaria". · Fecha a la
cual se está elaborando el documento. · Nombre del Banco y número de la cuenta
a conciliar. · Nombre de la persona que elabora el documento. · Tipo de método
a utilizar (opcional). · Cuerpo.- la estructura del cuerpo va a depender del
método que se valla a utilizar para realizar la conciliación. Saldos correctos, cuatro o dos columnas, Saldos encontrados, una sola columna
En esta parte de es donde se mostraran todas las diferencias
que puedan existir entre los dos saldos, y es igual para los dos métodos el
orden que lo único que varia en la
presentación de los métodos es en el número de columnas y el signo positivo o
negativo que se le asigna a las partidas que causan discrepancia entre los
saldos.
Pie del documento.- independientemente del método que se
utilice al final deben aparecer las rúbricas del autor de la conciliación, la
persona que la conforma y las necesarias para mantener un eficiente control
interno en la empresa.
Métodos para elaborar una conciliación bancaria:
1-
Saldos correctos:
Es el método más utilizado y didáctico en cuanto a su
aprendizaje para la elaboración de una conciliación. Consiste en comparar el
estado de cuenta enviado por el banco con los registros asentados en el libro
mayor de banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las diferencias
hasta lograr que los dos saldos sean iguales. Para empezar a preparar dicho
documento por este método, es de suma importancia que se conozcan las normas de
presentación y estructuración del cuerpo del mismo:
Primero, se presentan
las "Partidas no registradas en el Banco", donde se incluyen las
partidas no asentadas por parte del banco y solo se toman en cuenta en este
renglón los:
Cheques en
Tránsito: o cheques pendientes, son aquellos que a consecuencia de haberse
emitido un cheque pero a la fecha de realizar la conciliación, el mismo no ha
sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo que aparecerá Abonado el
los libros de la empresa y no estará Cargado en el estado de cuenta bancario
hasta que sea cobrado.
Depósitos en
Tránsito: son aquellos depósitos que por lo general se envían al final de mes y
estos no son acreditados en el banco por lo que estarán cargados en los libros
de la empresa no en el estado de cuenta
del mes de la empresa.
Las "Partidas no registradas en Libros: Se
incluyen las partidas no asentadas u omitidas por parte de la empresa donde se encuentran.
Notas de Crédito:
Que son todos los abonos efectuados por parte del banco por concepto de: descuentos
de giros, pignoraciones, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros,
pero no se han cargado en los libros.
Notas de Débitos:
Son cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de: cobro de
intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no
haberse recibido la información respectiva del mismo no se ha abonado en los
libros de la empresa.
Cheques Omitidos ó
no Registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero que nunca fueron
asentados en los libros de la empresa.
Depósitos Omitidos
ó no Registrados: son los depósitos que se realizaron pero no se hizo su
correspondiente registro.
Se deben presentar
los "Errores", donde se reflejan todos los ajustes por concepto de
equivocaciones que puedan tener los dos documentos cotejados:
Errores de la
Empresa: es donde se incluyen los ajustes de todos los errores y
equivocaciones por parte de la empresa, entre las cuales están:
Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que
se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
Depósitos de
diferentes cantidades: son los depósitos que se cargan con un monto por
encima o por debajo del monto de emisión.
Cheques mal ubicados: Son aquellos que en vez de
abonarlos se cargaron.
Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser
cargados fueron abonados en los libros de la empresa.
Notas de Débito y Crédito
mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y
viceversa.
Depósitos ó Cheques de otros bancos: son aquellos que
por error se cagan o abonan en los libros, pero que no corresponden a esa
cuenta o banco, ya que se pueden tener diversas cuentas en diversos bancos.
Cheques Caducados:
son aquellos cheques a los cuales llega su fecha de vencimiento y todavía no se
han ido a cobrar en el banco, por lo que hay que desincorporarlos haciéndoles
un cargo por el monto del mismo.
Errores del Banco:
No son muy comunes, aquí se incluyen los ajustes de todas las omisiones,
errores y equivocaciones por parte del Banco, entre las cuales tenemos: Cheques
de diferentes cantidades: son los cheques que se cargan con un monto por encima
o por debajo del monto de emisión.
Depósitos de
diferentes cantidades: son los depósitos que se abonan con un monto por
encima o por debajo del monto de emisión.
Cheques Omitidos ó
no registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero no fueron
asentados en el estado de cuenta bancario.
Depósitos Omitidos ó no registrados: son los
depósitos que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el banco.
Cheques mal
ubicados: son aquellos que en vez de cargarlos se abonaron.
Depósitos mal
ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron cargados en el estado de
cuenta bancario.
Notas de Débito y Crédito
mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y
viceversa.
Depósitos ó
Cheques de otras Empresas: son aquellos que por error se cagan o abonan en
el banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un banco posee
diversos clientes.
Al presentar la conciliación lo primordial es que
se plasmen todos los ajustes necesarios para lograr los saldos correctos o
encontrados. Ejemplo de una conciliación elaborada por el método saldos
correctos: Este documento reflejara los
movimientos del mes en el libro mayor
del banco, o empresa.
La Conciliación Bancaria: Es un proceso que permite
comparar los montos que la empresa tiene registrados de una cuenta de ahorros o
cuenta corriente, con los montos que el banco le suministra por medio del
extracto bancario, para determinar si existen diferencias entre los registros
contables de la empresa, y los registros
realizados por el banco.
Conciliación
Bancaria es un ejercicio por el cual se comparan las partidas que aparecen
en el estado de cuenta que la empresa recibe del banco, con las partidas que
tiene contabilizadas en la cuenta banco en sus libros de contabilidad, Por
medio de ella puede asegurarse que todas sus operaciones bancarias quedan
correctamente contabilizadas y reflejadas en sus libros y por lo tanto en los
estados financieros. Y le permite determinar que el saldo de su cuenta según el
banco sea correcto, detectando cualquier error en forma oportuna para poder
realizar las correcciones necesarias. La conciliación bancaria forma parte del
control interno del efectivo.
El objetivo de la conciliación bancaria es:
1-Asegurar que todos los
depósitos estén correctamente reflejados
en el saldo bancario y que no se han abonado a otra cuenta,
2- Detectar algún depósito contabilizado que no llegó al
banco por algún motivo,
3- Identificar depósitos a la cuenta que no están
contabilizados,
4- Identificar los cheques emitidos que no se han cobrado,
5- Detectar algún cheque emitido y cobrado pero no
contabilizado,
6- Contabilizar todos los cargos bancarios,
7- Detectar errores en los montos, en sus propios libros
contables o en la cuenta bancaria.
Los elementos que forman parte de una Conciliación Bancaria
son los siguientes:
Depósitos: Están constituidos por el efectivo que
recibe la empresa diariamente por concepto de las ventas al contado, los cobros
y otros.
Cheques girados: Son cheques emitidos por la empresa por concepto
de las compras efectuadas al contado, los pagos a terceros y otros.
Cheque certificado: Cheque cuyo pago al beneficiario
es garantizado por el banco, por medio de un endoso o garantía real. Supone una
obligación de pago para el banco, haciéndose inmediatamente el cargo al cuenta
habiente ósea el cliente. Para los efectos de la conciliación se considera un
cheque pagado.
Nota de crédito: Se llama así al documento que envía
el banco a sus cuentas habientes (clientes) para aumentar el efectivo bajo su
custodia, por transacciones como intereses ganados, cobros de documentos, cobros
de facturas , remesas de tarjetas débito y/o crédito, diferencias en depósitos
(Sobrante en Depósitos Nocturnos), préstamos solicitados, y otros conceptos.
Notas de débito: Documento enviado por el banco a sus cuenta habientes (clientes) por
concepto de disminución del efectivo bajo su custodia, por operaciones tales
como intereses pagados, pagos de documentos, cheques devueltos, cargos
bancarios, diferencias en depósitos (Faltante en Depósitos Nocturnos), cargos
por tarjeta débito y/o crédito, carta de crédito (Documentos por Pagar), pagos
de obligaciones, y otros conceptos.
Carta de crédito: Instrumento financiero emitido por
un banco a petición de un proveedor, en el que el banco garantiza cancelar a un
beneficiario, previa presentación de los documentos especificados en la carta
de crédito. Es usado generalmente en las importaciones de bienes.
Cheques en Tránsito: Son aquellos que a consecuencia
de haberse emitido un cheque pero a la fecha de realizar la conciliación, el
mismo no ha sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo que aparecerá
Abonado en los libros de la empresa y no estará cargado en el estado de cuenta
bancario hasta que sea cobrado.
Depósitos en Tránsito: Son depósitos que por lo general se envían a final de mes y
estos no son acreditados en el banco por lo que estarán cargados en los libros
de la empresa pero no en estado de cuenta del mes.
Notas de Crédito: Son todos los abonos efectuados por
parte del banco por el concepto de: descuentos de giros, pagares, intereses a
favor de la empresa, entre otros, pero que no se han cargado en los libros.
Notas de Débitos: Son cargos efectuados por el banco
a la empresa por concepto de: cobro de intereses, comisiones, efectos
descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la información
respectiva del mismo no se ha registrado en los libros de la empresa.
Cheques Omitidos ó no Registrados: son los cheques
que se emitieron realmente pero que nunca fueron registrados en los libros de
la empresa.
Depósitos Omitidos ó no Registrados: son los
depósitos que se realizaron pero que nunca fueron registrados en los libros de
la empresa.
CONCLUSIÓ..
La conciliación bancaria se refiere al proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.
Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas débito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, y otros.
En la concilicion bancaria se muestra la entidad financiera donde se encuentran las respectivas cuentas, llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente o la empresa, reace en su cuenta.
Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes.
Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.
El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos como conciliación bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cual es la causa de la diferencia.,,,,,,
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